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La documentation du SMQ
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Texte ISO
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4.2 Exigences relatives à la documentation
4.2.1 Généralités
La documentation du système de management de la qualité doit comprendre
a) l'expression documentée
de la politique qualité et des objectifs qualité;
b) un manuel qualité;
c) les procédures
documentées exigées par la présente Norme internationale;
d) les documents
nécessaires à l'organisme pour assurer la planification, le fonctionnement
et la maîtrise efficaces de ses processus;
e) les enregistrements
exigés par la présente Norme internationale (voir 4.2.4).
fournisseur(s) => organisme => client
NOTE 1 Lorsque le terme «procédure documentée»
apparaît dans cette Norme internationale, cela signifie que
la procédure est établie, documentée, appliquée
et tenue à jour.
NOTE 2 L'étendue de la documentation du système de
management de la qualité peut différer d'un organisme
à l'autre en raison :
a) de la taille de l'organisme et du type d'activités ;
b) de la complexité des processus et de leurs interactions
;
c) de la compétence du personnel.
NOTE 3 La documentation peut se présenter sous toute forme
et sur tout type de support.
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Cette exigence se rattache au processus de gestion du
SMQ, Système de Management de la Qualité
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Texte ISO
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4.2.2 Manuel qualité
L'organisme doit établir et tenir à jour un manuel qualité qui comprend
:
a) le domaine d'application
du système de management de la qualité, y compris le détail et la justification des
exclusions (voir
1.2.);
b) les procédures
documentées établies pour le système de management de la
qualité ou la référence à celles-ci;
c) une description
des interactions entre les processus du système de management
de la qualité.
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Le format du manuel qualité est libre. Pour en faire
un outil de communication, une vitrine pour l’entreprise, sa rédaction
doit permettre aux clients, personnels, fournisseurs, actionnaires de
l’entreprise de comprendre quels sont les produits, l’organisation
et les principes d management de l’entreprise.
Un plan type doit comprendre les réponses à
ces questions :
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- Qui sommes nous ? notre histoire.
- Quels sont nos produits ? que produisons nous.
- Qui sont nos clients ? à qui nous adressons nous.
- Quelle est notre organisation ? organigramme, responsabilités
et autorités.
- Quelle est notre politique ? politique – objectifs
– engagement de la direction.
- Quels sont nos processus clés ? processus de réalisation,
de support et de management.
- Comment nous améliorons-nous ? nos données
d’amélioration, nos plans de progrès.
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Texte ISO
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4.2.3 Maîtrise des documents
Les documents requis pour le système de management de
la qualité doivent être maîtrisés. Les
enregistrements sont des documents particuliers qui doivent être
maîtrisés conformément aux exigences du paragraphe
4.2.4.
Une procédure documentée doit être établie
pour :
a) approuver les documents quant à leur adéquation
avant diffusion;
b) revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver
de nouveau les documents;
c) assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur
des documents sont identifiés;
d) assurer la disponibilité sur les lieux d'utilisation des
versions pertinentes des documents applicables;
e) assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables;
f) assurer que les documents d'origine extérieure sont identifiés
et que leur diffusion est maîtrisée;
g) empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents
périmés, et les identifier de manière adéquate
s'ils sont conservés dans un but quelconque.
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